コンビニでこれは重要だなと感じた本を見つけたので紹介しておきます。
PRESIDENT+という雑誌で、内容が図解で、超簡単マスター 絶対ウケル！資料作りのコツというタイトルの本です。
このような類の本はたくさん出回っていますが、本の内容にビジネスニーズ全対応 基本のフレーズという項目がまさしく僕が仕事でほしいと思っていた情報だったので衝動買いをしました。どのような時に役立つ情報かというと、メールを作成するときの本文の言い回しに役立つ内容です。
僕は仕事柄、頻繁にメールのやり取りを行います。その時に、冒頭から〆までの言い回しはどんなものがいいか迷って今したが、これですっきりしました。備忘録として投稿しておいて今後はバイブルとして使いたいと思います。
ちなみに、この内容を教えてくださっているのは、平野友朗さんという方です。
書き出し(好感度を高めるイントロの決まり文句)
基本のフレーズ お世話になっております。
普段やり取りする相手への決まり文句。定番だが、使いすぎるとそっけない印象も。いつも大変お世話になっております。
面識がなくても、会社として付き合いがある相手ならば、この表現で問題ない。はじめてご連絡いたします。
「突然」と書き出すよりも柔らかい印象。電話で話すようなつもりで書くといい。お疲れ様です。
社内の人に向けた書き出しでの決まり文句。上司、部下を問わず使える。お久しぶりです。
しばらく会っていない親しい人への決まり文句。目上の人には使わないほうが無難。ご無沙汰しております。
「沙汰」とは連絡や便りの意味。連絡をしなかったことへのお詫びを込めたフレーズ。先ほどは電話で失礼いたしました。
電話でやり取りをした後に付け加えておくと、相手の印象にも残りやすい。以前、ご挨拶させていただきました○○です。
名刺交換を済ませている相手に。どこで会ったかも明記できるといい。おはようございます。
毎朝メールチェックしている人には好印象。時間帯に応じた挨拶も可能。「逆効果」の恐れがあるフレーズ
突然のメールで失礼いたします。
営業電話のような印象がある。「突然の」というフレーズをあえて使う必要はない。ご苦労様です。/お世話様です。/ご無沙汰です。
目下の人間に対して使う言葉。失礼になる恐れがあるので、避けたほうが無難。平素は格別のご高配を頂きありがとうございます。
普段使わないような表現は、思わぬ誤解の原因にもなる。無理しないほうがいい。拝啓 酷暑のみぎり、ご健勝のことと拝察申し上げます。
メールと手紙は違う。無礼になる恐れもあるため、「拝啓」「敬具」は使わない。
イントロにあたる書き出しについての内容です。目上の要素であったり、「沙汰」についての内容が参考になります。「おはようございます」は朝にメールをチェックしてすぐに返事をしている印象ができるのですごく有用だと思います。
逆効果の部分では、「拝啓」「敬具」など手紙とメールは違うという内容もすごく参考になりました。
返信(言葉遣い、文章の長さは相手に合わせて)
基本のフレーズ
ご連絡ありがとうございます。
メールをもらったことに対す「謝意」から書き出すと、文章に親しみが出る。早速のご返信をいただ
きまして、ありがとうございます。
返信・対応の速さに「謝意」を伝える。添付資料2点、確かに拝受しました。
詳細確認はまだでも受領の連絡はその日のうちに。「受け取りました」としてもいい。明後日、あらためてご連絡いたします。
事情があってすぐに返信できない場合、いつまでに返信ができるかを伝えておく。来週でも差し支えなければ、お引き受けいたします。
相手のリクエストにすぐに対応できない場合、どの期間なら対応可能かを明示する。来週までお待ちいただくことは可能でしょうか。
こちらがすぐに対応できない場合、相手に打診しながら意識確認をすることも重要。願ってもないチャンスをいただき、大変うれしく思います。
依頼を引き受けるなら、感じよく前向きを相手に伝えたい。私でよければ、よろこんでお引き受けいたします。
控えめに謙遜しつつも、「よろこんで」や「ぜひ」という言葉で前向きさを伝える。こちらのメールに返信は不要です。
メールのやり取りに区切りをつけたいとき、明確なメッセージとなる。「逆効果」の恐れがあるフレーズ
了解いたしました。
ごく親しい相手なら問題ないが、「承知しました」「かしこまりました」が無難。メールは届いていますので、ご安
心ください。
メールの受け取り連絡をほとんどせず、たまの返信メールがこれだと問題。今週は多忙のため対応いたしかねます。
自分の忙しさをアピールしているにすぎず、相手を「イラッと」させることも。鋭意努力いたします。/精進いたします。
不慣れな言葉は上滑りしやすい。「よろしくお願いいたします」でまとめてもよい。
わかっていてもなかなかできないことがありますね。まずは、反応を示したり、ネガティブなフレーズを使うのではなく、前向きな気持ちにさせるコツなどが書かれていて参考になります。
お礼(親近感を出すには、「ありがとうございます」は二回まで)
基本のフレーズ
～いただき、ありがとうとございます。
広く使われている定番のフレーズ。より丁寧にする場合は「誠に」を加えてもいい。～の件では、たいへんお世話になりました。
これも一般的なフレーズ。この後に具体的な感謝の言葉を続けたい。おかげさまで～
成果を報告する際に、前置きとして使える言葉。お礼の意味がより強くなる。お気遣いをいただきまして～
ある程度の期間にわたって気にかけてくれた相手に対するお礼を伝えるのにふさわしい。本当に助かりました。
お礼や感謝を置き換える表現。「別途謝意を書き添えるべき」という人もいるので注意。感謝しております。
「ありがとうとございます」の気持ちをややかしこまって伝えたいときに。感激しております。
乱用すると白々しい感じになるので、”ここぞ”という時に使いたい。ただただ感謝の気持ちでいっぱいです。
手紙文なら「感謝の念にたえません」としたいとき、もう少し親しみを込めて。うれしく思います。
ややかしこまった表現を使いたいときには「うれしく存じます」もいい。「逆効果」の恐れがあるフレーズ
厚く御礼申し上げます。
ビジネス文書では一般的な表現だが、メールでは無礼に思う人もいる。たいへん参考になりました。
何について参考になったのか、具体的に書いておきたい。それがないと軽薄に見える。○○さんにお願いして正解でした。
ごく親しい間柄であれば問題ない。だが目上の人にはくだけすぎた表現。ご丁寧にご対応いただき、ありがとうとございます。
皮肉になる恐れもあるので「ご丁寧に」は使わず、シンプルな言い回しにしたほうがいい。
一概に、お礼といってもタイミングや言い回し方によって受け取る側の印象が変わってくるので、ちゃんと使いまわせるようになっておきたいです。
お願い・依頼(相手が断れない言い回し、とっておきの秘訣)
基本のフレーズ
お願いいたします。/お願い申し上げます。
依頼では最も一般的なフレーズ。「ぜひ」「よろしく」と合わせて使うことが出来る。～いただけると幸いです。
「可能であれば」と控えめにお願いしたいときに。かしこまった言い方なら「幸甚です」。ご一考願えますでしょうか。
遠まわしな言い方だが、相手に主導権があることが伝わり、控えめな印象を与えられる。～いただければと存じます。
具体的に、確実にやってほしいという強い要望を、できるだけ丁寧に伝えたいときに。ご教示ください。
より親しい相手には「教えてください」でもいい。断りづらいフレーズの一つ。恐縮ですが～/恐れ入りますが～
お願いを切り出す前に使う便利なクッション言葉。誠に申し訳ないのですが～
相手が嫌がる可能性がある依頼をするときに、「申し上げにくいことですが～」とも。誠に勝手なお願いですが～
身勝手なことを承知している時に使う。「誠に厚かましいお願いですが～」とも。ほかならぬ○○様に～
「ほかの人ではダメで、あなたにこそ」というニュアンスは好意的に取られやすい。「逆効果」の恐れがあるフレーズ
～してください。
明確に言い切りたくなることもあるだろうが、内容によっては命令と受け取られることも。ご確認願います。
「ご確認ください」と同じく一方的に感じる人も。「ご確認をお願いいたします。」が丁寧。お手すきのときに
相手を慮っての言葉だが、「いつ」が曖昧だと後回しにされてしまう危険性がある。ご依頼をさせていただきます。
「依頼してやる」という上からの目線を感じさせる。「ご依頼申し上げます」ならOK。
お願い、依頼をするときの言い回しは業務中でもよく使います。
僕も「お手すきの時に～」は頻繁に使っていることは自覚しています。重要な内容でも相手への気遣いのつもりで使うと確かに時期が曖昧なので状況によって使い分けなくてはいけないと再認識しました。
催促・交渉(相手を立てる、考えを変えてもらう、認めてもらう)
基本のフレーズ
～いかがでしょうか。
「進行状況はいかがでしょうか」「その後いかがでしょうか」など催促フレーズの定番。～につきましてご確認いただけないでしょうか。
頭ごなしに相手の非と決めつけるのではなく、遠まわしながら速やかに対応してほしい時に。ご多忙のところ申し訳ございませんが～
催促の目的は相手の非難ではない。アクアmでも相手を尊重しつつ、遠まわしに意図を伝える。ご連絡をお待ちしております。
連絡をもらえれば状況は動く。「ご一報だけでもいただけませんでしょうか」でもいい。無理を承知で申しますが～
相手から具体的な反応が見られないときに、要望を直接伝える場合の前置きフレーズ。いろいろとご事情はあろうかと思いますが～
かなり強要を示すフレーズ。「こちらにも事情がある」という意味になるので注意。～は難しいということでしたら、～ではいかがでしょうか。
代案を示して妥協点を探るのも交渉。どれだけ譲るかは相手との関係性による。～はごもっともです。しかし見方を変えれば～
相手の意見に対し異論がある場合は、肯定をしてから自分の意見を示す。また次の機会によろしくお願いいたします。
交渉が成立しなかった時の常套句。「次の機会」の有無とは無関係に使える。「逆効果」の恐れがあるフレーズ
至急ご連絡をお願いいたします。
相手の対応遅れで催促するのであればOK。自分勝手なお願いでごとで使うのはNG。なぜ、ご連絡をいただけないのでしょうか。
相手の非と決めつけてはいけない。まず、メールが届いているかどうかを確認すること。ご失念かもしれませんが～
「失念」かどうかはわからない。込み入った事情があるのかもしれない。決めつけはNG。誤解されているようですので、あらためて事情を～
「相手が誤解している」ではなく「こちらの説明不足」と言い換えたほうがスマート。
相手に対して異論がある場合に肯定をしてからというのはすごく重要です。そうでないと、相手との無駄な摩擦が出来て事態を悪化させます。「相手が誤解している」ではなく「こちらの説明不足」という内容も相手の受け取る印象が大いに変わって、後の工程もスムーズに進めることが出来ます。
確認・相談(嫌がられないために「念のため」のひと言)
念のため～
「確認させてください」「ご連絡いたしました」などと続けられる便利な前置き言葉。～で間違いないでしょうか。
両者にとって「了解事項」だと思われることを「確定事項」に格上げするフレーズ。～はいかがでしょうか。
相手の意向を確認したいときに広く使われているフレーズ。どなたにお尋ねするのがよろしいでしょうか。
相手が複数いる場合に、当該事項の担当者を確認するために使う。可能であれば～
あからさまに要望を伝えるのではなく、相手に打診するような形で相談したいときに。差し支えなければ～
「可能であれば～」と同じように使う。「もし、よろしければ～」としてもいい。少々お尋ねしたいのですが～
複数の疑問店などを確認したい場合などに、相談の切り出しとして使いやすいフレーズ。ご助言いただけないでしょうか。
ある程度近しい間柄にある相手であれば、率直な物言いのほうが交換につながる。あらためてメールでお送りいたします。
口頭でやり取りした内容を、記録として残したいときに。ビジネスでは重要なやり取り。「逆効果」の恐れがあるフレーズ
折り入ってご相談があります。
相手を身構えさえる恐れがあるフレーズ。軽々しく使うと、相手の信頼を損ねる。～していただけるとありがたいのですが。
表面的には相談しているように見えるものの、要求の押しつけとも受け止められかねない。なにとぞ窮状をお察しいただき～
相手に納得してもらえるような状況説明ができなければ、一方的でわがままなお願いとなる。折り返しご返答いただきたく～
「確認」であれば問題ないが、「相談」では早急な返答を強要することになり不適当。
確認の時はどこまで踏み込んで聞いていいのかわかりにくいので、言い回しは本当に難しいと思います。
お誘い・案内(出席率が上がる、参加メリットんお伝え方)
基本のフレーズ
ご案内申し上げます。
催し事を知らせるときの定番表現。さまざまなケースで使えるが、吸引力はやや弱い。ご案内方々、お誘い申し上げます。
「ご案内申し上げます」よりも踏み込んだ表現。「来てほしい」という思いが伝わりやすい。お気軽にお越しください。
相手の心理的ハードルを下げたいときに。○○さまのご参加をお待ちしております。
ある程度親密な相手には、「会いたい」という気持ちを込めてこう書く。お越しいただけることを、一同楽しみにしております。
上得意を誘う際など、「一同」を含めると、相手を大切にしていることが伝わりやすい。ぜひとも、お越しいただきたく。
儀礼的ではなく、本当に来てほしいと誘う時に。語尾を省いたため、くだけた調子。お時間が許せば、出席のご検討をお願いいたします。
美味しい日本酒を用意してお待ちしております。
先方が喜んでくれそうなことを一言添える。ご興味があれば、改めて案内状をお送りします。
メールで誘う時の書き方。このケースでは別に案内状を用意している。「逆効果」の恐れがあるフレーズ
万障お繰り合わせのうえ～
日常的ではなく構えた表現。真意が伝わりにくいことも。ご来臨賜りますよう、お願い申し上げます。
適切に使わないと、「借り物の言葉だ」とみぬかれてしまう。みなさまお誘いあわせのうえ～
大勢集客したいときに使うが、個人あてに「お誘いあわせ」は不自然な場合も。ご参加の諾否をご一報ください。
不参加でも連絡せよというのは、場合によっては失礼。
お誘いは仕事においてはセミナーや勉強会に参加者を募るとき使える内容です。先方の立ち位置や、言葉の固さ柔らかさをうまく使うと集まる割合にも影響するので、うまく使えるようになりたいと思います。
報告・連絡(高評価のポイントは「正確・丁寧・スピーディー」)
基本のフレーズ
○○の件につき、ご報告いたします。
何についての報告か、冒頭で明示する。確実に伝えるにはタイトルと重なっても可。ご確認ください。/ご確認いただければ幸です。
議事録、報告書、予定表などを送るときに一言添える。何も書かずに送るのは失礼。現状を共有します。/念のため共有します。
直接関係しなくても知っておいてもらいたい事実について、同僚などに伝えるとき。念のため、明日の予定につき共有いたします。
予定のリマインド・メールを送るときの言葉。非礼を避けるため「念のため」と入れる。ご査収のほどよろしくお願いいたします。
「査収」は「よく調べたうえで受け取る」という意味。添付書類や別送品などがある場合に。まずはメールにてご報告いたします。
電話するには遅すぎるときにメールで一報。「明日お電話いたします」と続ける。みなさまの支援のおかげです。ありがとうございます。
自分の手柄であっても、まずは周りの協力への感謝を記しておきたい。お問い合わせいたします。
社外に問い合わせるときの基本フレーズ。在職中は格別のご高配を賜りありがとうございました。
定年退職などでの挨拶は、冠婚葬祭と同じく、堅苦しくても定型文を使いたい。「逆効果」の恐れがあるフレーズ
くわしくは以下の引用メールをご参照ください。
引用メールは何を意味するか、要約すべき。これでは相手に無用な負担を強いてしまう。多分、納品は1週間遅れになるとのことです。
責任感がなく、他人事の書き方。受け取った上司はイライラするだろう。バイオベンチャー、○○社にjoinいたします。
転職の報告で、まれに使わるのが「join」という英語。年配者には逆効果かもしれない。○○社を退職いたします。新しい連絡先は～
在職中に転職先のアドレスを公開するのは、顧客を奪うように見えるので望ましくない。
報告・連絡は仕事で本当に多く使う内容です。僕の仕事でも進捗や状況をの報告をすることが多くて、言い回し方にいつも悩んでいました。
この確認・連絡の内容がすごく参考になるので、これからのバイブルとして使いたいと思います。
お詫び(なぜ「ご迷惑をおかけしました」が万能なのか)
基本のフレーズ
ご迷惑をおかけしました。
さまざまなケースで使える万能の謝罪フレーズ。失礼いたしました。
記載する期日を間違えた、別のファイルを添付してしまった、などの単純なミスの謝罪に。すみませんでした。
単純ミスの謝罪に。「失礼いたしました」よりも、親しい間柄で使う。申し訳ございません。
「失礼いたしました」「すみませんでした」よりも、少し深刻なミスの時に。深くお詫び申し上げます。
明らかな自分の非を認めて、謝罪するとき。多大なご迷惑をおかけし、弁解しようもございません。
自分の非を認め、深い謝罪の気持ちを伝えるときに。どうかご容赦ください。
謝罪の言葉のあとに続ける。「ご寛恕ください」も同じ意味だが、若い人には不向き。すべて私の不手際です。
責任の所在を明確にする一言。ただし言質を取られることになるので、乱発は避ける。ご心配をおかけしてしまい恐縮です。
トラブルの話が伝わり、心配してくれている目上の人に。「逆効果」の恐れがあるフレーズ
陳謝いたします。
最上級の謝罪の気持ちを伝える言葉。ただし30代以下の人が使うと上滑りする古風な表現。大変失礼しました。
親しい間柄では「！」も悪くないが、目上の相手に乱発すると、逆効果になりかねない。昨日まで小職へ報告が上がっておらず～
「報告」は社内事情なのでここでは不適当。「小職」の意味を知らない人もいるかもしれない。いずれ改めてお詫びに上がります。
お詫びに行きたい気持ちがあるなら、まず実際に出向くべき。
お詫びの内容は使う機会が少ないほうがありがたいです。仕事では失敗や手違いはつきものなので逃れることは不可能です。
そんな時に、正しいお詫びの方法も心得ておくためにも、お詫びの内容についても習得をしっかりしておきたいと思います。お詫びにもレベルがことなので使い分けには注意しておきたいと思います。
断り(次につなげるためにはまず、お礼から)
基本のフレーズ
残念ですが、今回はご要望に沿うことが出来ません。
「残念ですが」は、相手にとって嫌なことを伝えるときの慣用語。検討を重ねましたが、見送りとさせていただきます。
採否の決定までに時間がかかった場合に。たいへん心苦しいのですが～
採否を告げる自分も心を痛めている、ということを伝えるフレーズ。ご遠慮いたします。
提案や申し出はありがたいが、受け入れられないという意味。ご要望には沿いかねます。
商品のうりこみなどに、断りの返事をするときに。ご提案くださり、まことにありがとうございます。
断り状には「採否を告げる」だけでなく、「提案へのお礼を述べる」という目的もある。この件につきましては、辞退させていただきます。
提案に対して、遠慮しつつ断るときに。見送らせてください。
次回以降は採用するかもしれないと、言外ににじませる書かた。親密な相手に。お力になれず申し訳ありません。
親密な相手に対し、提案を断るときのフレーズ。「逆効果」の恐れがあるフレーズ
何卒事情をご高察賜り～
「ご高察」は日常あまり使わない言葉。丁寧だが慇懃無礼ととられかねない。事情をお察しいただき～
「ご高察」よりも言葉遣いは平易。ただ、相手に察してほしいと求めるのが無礼になることも。採用としたいのはやまやまですが～
「やまやま」ならば、なぜ採用しないのか。柔軟普段な姿勢を嫌がる人も多いだろう。できません。
上司から仕事を振られたときに。なぜできないのか、いつならできるのかを付け加えたい。
この断りも仕事のシーンではよく使うというより使いたいときがよくあります。無理なことをことわれずに受けてしまって悪い結果に結びつくことも少なくないと思いまうす。
ただし、断るようにしても代案を出すなど相手への気遣いも必要だと思います。それと、断るときはメールだけだと冷たいので、電話でも伝えて温度感を伝えることも大事だ思います。
〆(しめ)の言葉(好印象を与える、心の距離がぐっと近づく)
基本のフレーズ
よろしくお願いします。/よろしくお願いいたします。
何か特定のことを「お願い」するのではなく、用件は以上であることをソフトに伝える定型文。引き続きよろしくお願いします。
一緒に進めているプロジェクトがしばらく続くような場合は、一語加えてこう書く。ご検討よろしくお願いします。
本文中、相手に採否の判断、調整などを依頼した場合に。以上、よろしくお願いいたします。
本文が長く続いたときに、まとめる意味も込めて「以上」をつけてもよい。取り急ぎ、ご連絡まで。
速報するため簡単な手紙やメールを書いたとに。ご報告まで。
上司や得意先への簡単な報告の最後に。以上、ご確認ください。
用件の確認を促すときに。取り急ぎご報告を差し上げます。
急いでながらも、まずは報告をするときに。「逆効果」の恐れがあるフレーズ
以上。
ビジネス文書の書式だが、メールに使うと、つっけんどんに思われる違和感も。取り急ぎ。
本当に急いでいて報告内容も短いときは構わないが、乱用すると逆効果に。乱筆乱文にて失礼しました。
基本t系に礼儀上書くだけの言葉だが、手書きでなければ意味が通じない。追伸 アポイントは3日15時でお願いします。
本文に書くべき大事な事柄を「追伸」に入れるのは厳禁。
仕事ではいつも〆方に悩んでいたので、この本を買ったのはこの〆(しめ)の内容を見て衝動買いをしました。
〆(しめ)はメールを書いた時には必ず必要です。そんな時はこの内容はすごく参考になるので、今後のバイブルとして活用したいと思います。
さいごに
長文を最後までお読みいただきありがとうございます。
引用が多くてすごく長い記事になりましたが、ビジネスニーズ全対応 基本のフレーズは本当にすごく参考になる内容です。
まずは、これまでの内容を参考にすればメールの本文の書き方に困ることは少なくなります。
基本的にはメール本文内でのフレーズですが、メールだけでなく電話や対面での会話の話し方にも使えるフレーズが多いので、僕自身のこれからのバイブルとして活用していきたいと思います。